GDPR-vaatimustenmukaisuus

Tietosuoja-asetus on perusta sille, miten käsittelemme henkilötietoja. Justparity on rakennettu sisäänrakennetun tietosuojan periaatteelle, ja noudatamme asetuksen periaatteita kaikessa arkkitehtuurista päivittäiseen toimintaan. Suomessa asetusta täydentää tietosuojalaki (1050/2018).

Sisäänrakennettu tietosuoja (privacy by design). Tietosuoja on huomioitu alusta alkaen. Arkkitehtuurimme on suunniteltu minimoimaan riskit ja suojaamaan henkilötiedot.

Tietojen minimointi. Keräämme vain ne tiedot, jotka ovat tarpeen palvelun tuottamiseksi. Emme enempää emmekä vähempää.

Käyttötarkoitussidonnaisuus. Tietoja käytetään vain niihin tarkoituksiin, joita varten ne on kerätty. Emme koskaan myy tietoja kolmansille osapuolille.

Oikeus tietojen poistamiseen. Rekisteröidyllä on oikeus saada henkilötietonsa poistetuiksi. Meillä on menettelyt, joilla tämä hoidetaan tehokkaasti.

Tietojen siirrettävyys. Rekisteröity voi saada kopion tiedoistaan jäsennellyssä, koneluettavassa muodossa. Vienti on käytettävissä suoraan palvelussa.

Pääsynhallinta. Tiukka roolipohjainen pääsynhallinta varmistaa, että henkilötietoja voivat nähdä vain siihen oikeutetut henkilöt.

Alla on yhteenveto niistä henkilötietoryhmistä, joita käsittelemme palkka-avoimuuden vaatimustenmukaisuuden yhteydessä.

Käyttäjätiedot

• järjestelmän käyttäjien nimi ja sähköpostiosoite
• rooli ja käyttöoikeudet järjestelmässä
• kirjautumishistoria ja tapahtumaloki

Oikeusperuste: sopimuksen täytäntöönpano (6 artiklan 1 kohdan b alakohta).

Työntekijätiedot

• nimi ja henkilönumero
• tehtävänimike, osasto, esihenkilö
• työsuhteen alkamispäivä

Oikeusperuste: lakisääteinen velvoite (6 artiklan 1 kohdan c alakohta) silloin, kun asiakasta rekisterinpitäjänä koskee palkkatasa-arvoa koskeva lakisääteinen velvoite. Suomessa velvoite perustuu tällä hetkellä naisten ja miesten välisestä tasa-arvosta annettuun lakiin (609/1986), joka edellyttää säännöllisesti vähintään 30 työntekijää työllistävältä työnantajalta tasa-arvosuunnitelmaa ja siihen sisältyvää palkkakartoitusta.

EU:n palkka-avoimuusdirektiivin (EU) 2023/970 kansallinen täytäntöönpano on Suomessa vielä kesken: hallituksen esitys HE 129/2026 vp on eduskunnan käsittelyssä, mutta sitä ei ole hyväksytty, ja ehdotettu voimaantulo on 1.1.2027. Uudet velvoitteet täydentäisivät palkkakartoitusta eivätkä korvaisi sitä.

Työntekijätietojen osalta rekisterinpitäjä on asiakkaan organisaatio ja Just Parity ApS toimii henkilötietojen käsittelijänä. Rekisterinpitäjä vastaa oikeusperusteen määrittämisestä ja olemassaolosta.

Palkkatiedot ja erityiset henkilötietoryhmät

Palkkatietoja käsitellään tavanomaisina henkilötietoina (6 artikla). Käsittely voi kuitenkin sisältää tietoja, jotka kuuluvat erityisiin henkilötietoryhmiin (9 artikla):

• ammattiliiton jäsenyys (voi ilmetä välillisesti palkka-aineistoista)

Sukupuoli on itse palkkaeroanalyysin peruste. Se ei sisälly 9 artiklan 1 kohdan tyhjentävään luetteloon, joten se on tavanomainen henkilötieto, jota käsittelemme 6 artiklan 1 kohdan c alakohdan nojalla naisten ja miesten välisestä tasa-arvosta annetun lain (609/1986) mukaisen palkkakartoituksen toteuttamiseksi. Suojaamme sen silti samoin tehostetuin toimin kuin 9 artiklassa tarkoitetut tiedot.

Erityisiä henkilötietoryhmiä koskeva oikeusperuste: 9 artiklan 2 kohdan b alakohta eli työoikeuden alalla noudatettavat velvoitteet. Suomessa täydentävät kansalliset säännökset ovat tietosuojalain (1050/2018) 6 §:ssä, joka edellyttää lisäksi asianmukaisia suojatoimia.

Henkilötunnusta ei käsitellä 9 artiklassa tarkoitettuna tietona. Henkilötunnus voidaan vastaanottaa väliaikaisesti palkkajärjestelmästä ja käyttää ainoastaan sukupuolen tekniseen päättelyyn; henkilötunnusta ei tallenneta. Henkilötunnuksen käsittelyn edellytyksistä säädetään tietosuojalain (1050/2018) 29 §:ssä.

Suomalaisessa henkilötunnuksessa sukupuoli ilmenee yksilönumerosta eikä tunnuksen viimeisestä merkistä, joka on tarkistusmerkki. Ennen 1.1.2027 annetuissa henkilötunnuksissa pariton yksilönumero tarkoittaa miestä ja parillinen naista. Tämän jälkeen annettavat henkilötunnukset ovat sukupuolineutraaleja, joten sukupuolitieto otetaan ensisijaisesti rekisterinpitäjän toimittamasta aineistosta.

Sukupuoli ja syntymäaika tallennetaan erillisiin taulukoihin, joissa on lisäsuojatoimet ja tiukka pääsynhallinta. Henkilötunnusta ei tallenneta, mutta se voidaan vastaanottaa väliaikaisesti sukupuolen päättelyä varten.

Kunnioitamme ja mahdollistamme kaikki tietosuoja-asetuksen mukaiset rekisteröidyn oikeudet. Vastaamme pyyntöihin ilman aiheetonta viivytystä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta (12 artiklan 3 kohta). Jos pyyntö on monimutkainen tai pyyntöjä on useita, määräaikaa voidaan jatkaa enintään kahdella kuukaudella, mistä ilmoitamme ensimmäisen kuukauden kuluessa.

• Oikeus saada pääsy tietoihin (15 artikla). Rekisteröity voi pyytää kopion henkilötiedoistaan.
• Oikeus tietojen oikaisemiseen (16 artikla). Rekisteröity voi vaatia virheellisten henkilötietojen oikaisemista.
• Oikeus tietojen poistamiseen (17 artikla). Rekisteröity voi pyytää tietojensa poistamista, ellei lakisääteinen velvoite estä sitä.
• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (20 artikla). Rekisteröity voi saada tietonsa koneluettavassa muodossa.
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (18 artikla). Rekisteröity voi tietyissä tilanteissa vaatia käsittelyn rajoittamista.
• Oikeus vastustaa käsittelyä (21 artikla). Rekisteröity voi vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä.
• Oikeus peruuttaa suostumus (7 artiklan 3 kohta). Kun käsittely perustuu suostumukseen, suostumuksen voi peruuttaa milloin tahansa. Peruuttaminen ei vaikuta ennen sitä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
• Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (77 artikla). Rekisteröity voi saattaa asian valvontaviranomaisen käsiteltäväksi.

Niiden tietojen osalta, joissa Justparity toimii henkilötietojen käsittelijänä (asiakkaan palveluun tallentamat työntekijöiden palkka- ja HR-tiedot), pyyntö on osoitettava rekisterinpitäjälle eli työnantajalle, ja toteutamme pyynnön rekisterinpitäjän ohjeiden mukaisesti. Muiden tietojen osalta, joissa Just Parity ApS on itse rekisterinpitäjä, oikeuksia voi käyttää ottamalla yhteyttä osoitteeseen contact@justparity.com.

Valitusoikeus. Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta. Suomessa toimivaltainen valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutetun toimisto.

• Tietosuojaseloste, miten käsittelemme henkilötietoja justparity.fi-sivustolla ja palvelussa.
• Tietojenkäsittelysopimus, tietosuoja-asetuksen 28 artiklan mukaiset sopimusehdot.
• Evästekäytäntö, mitä evästeitä asetamme ja miten niitä hallitaan.
• Käyttöehdot, palvelun käyttöä koskevat ehdot.

Onko sinulla kysyttävää henkilötietojen käsittelystä tai haluatko käyttää oikeuksiasi? Täytä alla oleva lomake.